La conservazione dei documenti è essenziale per enti e aziende perché rappresenta il modo di avere a disposizione ciò che serve per l’attività di tutti i giorni, ma anche di conservare tutto quello che racconta la storia di un’impresa o un’istituzione. In questo contesto, dematerializzare i processi documentali diventa importante. Infatti avere un archivio informatizzato, oltre a quello cartaceo, consente di disporre facilmente e velocemente di tutto quanto occorre per erogare un servizio in maniera efficiente oppure per essere competitivi sul mercato del lavoro. Le tecnologie aiutano in questi compiti, ma è necessario saperle utilizzare al meglio. Passare dal cartaceo al digitale comporta una fase di transizione che deve essere affrontata con consapevolezza e determinazione. Nasce sempre una domanda in questi momenti: perché digitalizzare? Intanto va precisato che il processo prevede il solo impiego di strumentazioni informatiche e si devono seguire metodi specifici. Va fatto perché si rende il lavoro svolto più efficiente e rapido, si risparmia sulla carta e sulla sua gestione, ovvero si spende meno per l’acquisto e per lo spazio dedicato alla conservazione. Infine, digitalizzare vuol dire investire sulla sicurezza, proteggendo la documentazione con regole, procedure e tecnologie che assicurano accesso, utilizzo, autenticità e reperibilità.
Dematerializzazione e digitalizzazione
La dematerializzazione riguarda il passaggio dall’archivio cartaceo a quello digitale, mentre la digitalizzazione è il passaggio successivo, ovvero quello che permette di produrre documenti con le nuove tecnologie, senza bisogno che vengano stampati su carta. La digitalizzazione dei processi permette di mettere a punto il lavoro mediante l’uso delle nuove tecnologie, abbandonando la tradizionale preparazione delle carte. Le due tecniche sono strettamente legate, soprattutto perché tantissime aziende sono ancora legate alla documentazione cartacea e hanno grandi archivi da gestire. La dematerializzazione consente di conservare digitalmente tutti gli atti, le fatture e tutto quanto occorre, all’interno di un apposito hard disk. Grazie a questo metodo si condividono le informazioni in modo rapido e funzionale. La conservazione sostitutiva ha valore legale, fiscale e civile, quindi ogni documento ufficiale viene equiparato alla versione cartacea. Il procedimento prevede l’impiego di scanner o smartphone, unitamente a software appositi per catturare le immagini e archiviare le copie di tutti i documenti. Si tratta della conservazione documentale, che garantisce il pieno rispetto di tutti i criteri imposti dalle legge e dalle esigenze operative.
Digital trust expert
La dematerializzazione e la conservazione elettronica, così come la digitalizzazione possono essere curate dal personale aziendale, ma spesso risulta più efficiente ed efficace affidare il compito ai professionisti. Tra questi spicca la figura del digital trust expert, ovvero una persona posta al centro del percorso. Grazie alla conoscenza delle leggi e delle tecnologie, l’esperto mette in sicurezza il sistema informativo e la produzione documentale. Si assume i rischi e le responsabilità al posto del committente. L’incaricato studia a fondo i processi organizzativi aziendali, in particolare per quanto riguarda i settori amministrativo, contabile e logistico, in modo da sapere quali sono gli obiettivi e le esigenze di lavoro. Include nei processi la firma digitale e integra i programmi gestionali dei vari ambiti, così da favorire e velocizzare la comunicazione tra i vari uffici. L’attività si svolge seguendo le normative di riferimento a livello italiano ed europeo, assicurando la validità dei documenti. L’archivio viene personalizzato secondo i criteri dell’impresa e si creano automatismi pensati per assicurare validità e solidità legale di ogni atto, così da poter affrontare gli obblighi in maniera corretta. La funzione del professionista è quella di aiutare i committenti e di mettere in funzione sia l’archivio digitale sia la produzione documentale. La figura del digital trust expert diventa fondamentale per occuparsi della conservazione documentale che puoi approfondire sul sito www.savinosolution.com perché contribuisce a preparare l’impresa al meglio nel rapportarsi con clienti, fornitori e concorrenti. Il mondo si evolve rapidamente e si devono adottare sistemi all’avanguardia.